Arşiv Raf Sistemleri Kullanım Alanları | Ataraf

Arşiv Raf Sistemleri, çelikten üretilmektedir. Çelikten oluşan ürünler, sahip olduğu değişik ebat ve kalınlıkları ile kullanım amaç ve depo alanlarını genişleterek daha çok alan kazandırmaktadır.

Arşiv Çelik Raf Sistemleri

Arşivler, arşivlerin kapsam alanı içerisinde oluşan veya oluşacak belge hacmine göre, ihtiyaç oranında inşa edilmelidir. Depo katları arasında, bina içinden ve dış duvar tarafından tahliye merdivenleri yapılmalı, her depodan bu merdivenlere açılan, zemin kattan da dışarıya açılan dayanıklı kapılar konulmalıdır.

Arşiv Raf Sistemleri Kullanım Alanları

Fabrika, şirket, holding ya da büyük kurum ve kuruluşların yıllık pek çok imzalanmış belgesi, kurumlara gelen önemli dosyalar ya da girdikleri ihale kâğıtları bulunmaktadır. Bu belgeler şirket var olduğu sürece saklanmaktadır. Bu yüzden şirket sahipleri bir odayı bu belgelere ayırarak, depo odası yapmaktadır.

Özellikle devlet dairelerinde arşiv odası düzenli olmaktadır. Bunun nedeni ise, devletin onayı ile çıkan her belge ileride sıkıntı çıkarmaktadır. Kurumlarda sıkıntı yaşamamak için belgeleri saklamaktadır. Arşiv işlemi aslında bakıldığında gereksiz bir iş gibi görünse de ileri ki zaman için çok fazla ihtiyaç duyulmaktadır.

Kurum ve kuruluşların geçmişten bugüne kadar yaptığı bütün faaliyetlerin saklanmasında, hangi tarihte olursa olsun yapılan işin kolayca yeniden gün yüzüne çıkartılmasına, üst kurumlar eski belge istediğinde personelin rahat bir şekilde istenilen belgeyi üst kurumlara götürmesine yardımcı olmaktadır. Ayrıca yapılan işlerde zaman ve iş kaybın engellemekte, işlemi biten belgelerin kaybolmayıp, düzgünce yerine kaldırılması gibi pek çok noktada kişilere kolaylık sağlamaktadır.

Arşiv raf sistemleri aslında en çok zaman kaybını önlemektedir. Yapılan işlem bittiği anda, dosyalanıp kenara kaldırılarak arşiv odasına gönderilmektedir. Arşiv odaları büyük, uzun dolapların bulunduğu bir oda olmaktadır. Arşiv işlemi pek çok şekilde sıralanmaktadır.

Arşivlemede Raf Düzeni

Alfabetik sıralama, numaralandırma, kronolojik sıralama ve de tek konu tek dosya sistemi olarak değişik şekillerde sıralama yapılmaktadır. Alfabetik sıralamada dosya isimleri belirlenip, alfabeye göre sıralanmaktadır. Böylelikle herhangi bir arama da bulma işlemi kolaylaşmaktadır. Numaralandırma sisteminin kullanılabilmesi için, oluşturulan dosyaların sayılar ile aranması gerekmektedir.

Belgeler, özel verilen sayılar ile aranmakta ve bu sayılar ile arşivlenmektedir. Yapılan bir hata sonucunda  bütün dosyalar karışmakta ve düzeltmek epey fazla zaman almaktadır. Kronolojik sıralama da, yapılan ve dosyalanan belgelerin üzerine tarih yazılarak hangi işin nasıl yapıldığı dosyalanmaktadır.

Raflar arasında en zor olan sistem olmaktadır. Aynı tarihte yapılan belgeler için kurum ve kuruluşlar kendilerine göre çözüm bulmaktadır. Son olarak da tek konu tek dosya işlemi olmaktadır. Daha çok devlet dairelerinde kullanılmaktadır. Tek bir konunun altına alt başlıklar yerleştirilerek sıraya dizilmektedir.