Depo ve Stok İşlemlerinde Dikkat Edilecek Hususlar

DEPO ve AMBAR:

Depo/Ambar, şantiyeye girişi yapılan malın kullanımına kadar kayıpsız ve hasarsız olarak muhafaza edileceği yerdir. Ambar kapalı ve kilitlenebilir ambar binası ile şantiye çiti dahilindeki tüm alanları kapsar. Şantiye girişi yapılan mal ambarda sayılır.

Ambarın ve Depoların Kurulması

• Ambar, şantiye giriş yoluna yakın ve gereğinde malzemeleri taşıtla içeri alabilmek için kapıları rampalı yapılmalıdır.
• Depo sahaları krokisi üretilmeli ve güncel tutulmalıdır.
• Depolar kurulurken sık sık yer değiştirmeyecek şekilde uygun yerlere kurulmalıdır.
• Patlayıcı maddeler için mutlaka ayrı bir ambar yapılmalı ve bu ambar mevcut diğer ambarlardan ve yerleşim yerlerinden olabildiğince uzakta olmalıdır.

AMBAR İÇ DÜZENİ

1. Yer kodları verilerek ambar yerleşim planı hazırlanmalıdır.
2. Ambar hacmi ekonomik olarak kullanılmalıdır.
3. Raflarda gruplandırma yapılmalıdır.
4. Malzeme ambarda istifleme tekniğine uygun stoklandırılmalıdır.
5. Ambarda istenen malzeme kolaylıkla bulunabilmelidir.
6. Emanet malzemeler için emanet malzeme kartı kullanılmalıdır.
7. Sık sık dağıtımı yapılacak malzemeler en kolay alınacak yerlere konmalıdır.
8. Depolama esnasında yangın söndürme cihazlarının, yangın koridorlarının ve yangın tahliye kapılarının önünün kapanmamasına dikkat edilmelidir.
9. Her depo için iki kapı anahtarı bulundurulmalıdır. Anahtarın biri ambar yöneticisinde, diğeri bağlı olduğu birimin odasında camlı dolap içinde bulundurulmalıdır.
10. Depolar temiz tutulup, havalandırılmalıdır.
11. Malzemenin Korunması Ve Saklanması
12. Malzemeler tabiat ve çevre şartlarına göre korunmalıdır.
13. Sıcak, soğuk ve dondan etkilenen malzemelerin konacağı depolarda gerekli yalıtım tedbirleri düşünülmelidir.
14. Boya ve benzeri malzemeler sıcak ve rutubetten uzak yerlerde muhafaza edilmelidir.
15. Boyaların uzun süre aynı şekilde durması çökelmeye yol açacağından belli zamanlarda tenekeler ters-yüz edilmelidir.
16. Keresteler güneşten korunacak şekilde depolanmalıdır.
17. Çimento torbaları alttan ve yanlarından su almayacak şekilde üstü kapalı olarak, ilk giren çimentoların ilk olarak çıkabileceği bir düzende ve üst üste 6 torbadan fazla olmayacak şekilde saklanmalıdır.
18. Çimento, beton veya taş zemin üzerine konursa rutubetin etkisiyle bozulabileceğinden, çimento ambarlarının döşemeleri adi ahşap döşeme ile kaplanmalıdır.
19. Periyodik bakım gerektiren malzemelerin periyodik bakımları yaptırılmalıdır. (Yangın söndürme cihazları vb.)
20. Ambarların fiziki emniyeti için yeterli miktarda bekçi görevlendirilmelidir. Çalınmaya karşı makul emniyet önlemleri alınmalıdır.
21. Depo sahaları yeterli şekilde aydınlatılmalıdır.
22. Pas kontrol programı oluşturulmalıdır.
23. Herhangi bir malzemede paslanma görülünce olay rapor edilip, paslanmaya karşı alınacak önlemler teknik ekibin tavsiyesi ile uygulanmalıdır.
24. Yangın güvenliği programı oluşturulmalıdır.
25. Hiçbir malzeme elektrik prizlerinin ve aydınlatma lambalarının 1 m’den daha yakınına konmamalıdır.
26. Depolardaki elektrik tesisatı sık sık kontrol edilerek arızalar giderilmelidir.
27. Depoların içine ‘Sigara İçilmez’ levhaları konulmalı, sigara içilmesine müsaade edilmemelidir.
28. Ambar güvenlik önlemleri, yangın talimatı, malzemenin depolanması ve işletmeye teslimine ilişkin talimatlar ambar yöneticisi tarafından hazırlanıp uygun yerlere asılmalıdır.

GELEN VE GİDEN MALZEMENİN KONTROLÜ

• Kantar ve diğer ölçü aletlerinin kalibrasyonu yapılmalıdır.
• Gerekli malzemeler kantar kontrolünden geçirilmelidir.
• Şantiye dışına çıkan malzeme ve ekipman kontrol edilmelidir.
• İrsaliyelerde malzemeyi teslim alanların imzası mutlaka bulunmalıdır.

Ambara gelen malzeme miktarı sipariş miktarı ile karşılaştırılmalı, siparişten fazla gelen malzemeler tespit edilip iade edilmeli, az gelen malzemeler içinde ek talepte bulunulmalıdır.

Ambar sorumlusu dış atölye imalatı için sevk edilen malzemelere irsaliye düzenlemeli, malzemenin geri dönüşünde yeni kod ve yeni ortalama birim fiyatı ile giriş yapmalıdır. Tüm bu işlemler muhasebe departmanı ile koordineli yapılmalıdır.

Şantiye dışına çıkan her malzeme için altı suret irsaliye tanzim edilmelidir. Malzemenin şantiye dışına çıkış nedenleri genellikle imalat, tamir veya satıştır. İrsaliye suretlerinin dağıtımı aşağıdaki gibi olmalıdır.

1. Alıcı nüshası
2. Gönderen nüshası
3. Ambar nüshası
4. Muhasebe nüshası
5. Nakliyeci nüshası

İrsaliye, kıymetli evrak olarak işlem görür. Hiçbir zaman imzalanmış boş irsaliye verilmemelidir.

Malzeme, tamir maksadı ile şantiye dışına çıkarılıcaksa, çıkış işlemleri irsaliye ile yapılmalıdır. İrsaliye teslim alan personele imzalatılarak, tamirde bekleyen malzemeler klasöründe takibe alınmalıdır. Malzeme tamirden döndüğünde irsaliye tamirde bekleyen klasöründen çıkarılarak klase edilmelidir. Gönderme sırasında malzeme ile birlikte gönderilen avadanlık ve dökümanlar irsaliyeye ilave edilmelidir.

İrsaliye üzerinde kazıntı silinti yapılmamalıdır.

İrsaliyede yanlışların üzeri ince bir çizgi şeklinde çizilirse okunaklığın bozulması önlenir. Düzeltme yapılırken bilginin doğrusu, mümkünse aynı satıra, değilse üzerine yazılır. Düzeltmenin sebebi irsaliyenin arkasına not olarak düşülmelidir.

AMBAR KAYITLARININ TUTULMASI

• Ambar giriş çıkış kayıtları tutulmalı ve bu kayıtlar yeterli detayı içermelidir.
• Taşeron malzeme çıkış kayıtları yeterli detayda tutulmalıdır.
• Ambardaki malzemenin parasal ve miktarsal değeri her an görülebilmelidir.
• Ambar evraklarında imzalar tamam olmalıdır.
• Ambar kayıtlarındaki malzeme miktarı ile ambardaki mevcut malzeme arasında farklılıklar olmamalıdır.

MALZEME GİRİŞ VE ÇIKIŞLARI

• Malzeme giriş ve çıkış prosedürü oluşturulmalı ve bu prosedüre uyulmalıdır.
• Malzeme giriş çıkışı için bilgisayar ortamından yararlanılmalıdır.
• Çıkışlarında imza yetkisi yazılı olarak belirlenmelidir.
• Depolarda ‘ilk giren malzeme, ilk çıkan malzeme olmalıdır’ prensibi uygulanmalıdır.

İmalat için ambarda mal talep edildiğinde, talep edilen miktar planlanan miktarı geçmemelidir. Fişte takip edilen miktar planlanandan fazlaysa, fazlalığın verilebilmesi için Şantiye Müdürü’nün fiş üzerinde onay parafı bulunmalıdır.

Çıkış emir fişi düzenlemeye yetkili personel, çıkış emir fişlerindeki miktar hanesinin onaylanmış metrajlardan fazla olmamasına dikkat etmelidir.

Depo sorumlusu teorik çıkış yapılan malzemeleri stokla karşılaştırarak takip etmelidir.

Teorik çıkışlarda ‘planlanan-gerçekleşen’ farkı varsa, farkı araştırmak için teknik personel tayin edilmeli, gerekiyorsa metraj kontrolü yaptırılmalı ve icap ediyorsa tesellümle ilgili kapı kayıtlarının kontrolü, tartı kontrolü, teorik sayım gibi ilave emniyet tedbirleri aldırılmalıdır.

Malzeme giriş çıkışlarında kalite kontrol ve muayene prosedürleri kapsamında gerekli kontroller yapılmalıdır.

Özel itina gerektiren malzemelerin indirme-bindirme işlemleri teknik personel sorumluluğunda yapılmalıdır. Bu sorumluluk ambar personeline devredilmemeli; kazalara, can kaybına, yaralanmalara ve malzeme hasarlarına sebep olmamak için uygun ekipmanın seçimi ve seçilmiş ekipmanın doğru kullanılması teknik personel sorumluluğunda olmalıdır.

Yanıcı ve yakıcı malzemelerin tesellümleri için ayrılmış sahalarda ilave emniyet önlemleri, ambar sorumlusunun takibinde ve gözetiminde alınmalıdır. Bu sahalar şantiyenin kuruluş aşamasında belirlenmelidir.

Yanıcı ve yakıcı malzemelerin tesellüm sahaları belirlenirken, bu sahaların diğer stok sahalarından, yakıt tanklarından ve yüksek gerilim hatlarından en az 100m. uzak olmasına dikkat edilmelidir. Bu sahalarda yeterli yangın söndürme cihazları ile su havuzu, kum havuzu gibi ilave yangın önlemleri alınmalıdır.

Teslim alınan malzeme ile ilgili gerekli dökümanlar yoksa veya eksikse sırasıyla aşağıdaki işlemler yapılmalıdır.
• Eksik dökümanlar ikmal birimine bildirilmelidir.
• Fax vb. gibi yöntemlerle gerekli dökümanlar temin edilmelidir.
• Tesellüm; fax, fotokopi ve bunun gibi kanunen geçersiz evraklarla yapılmış ise evrakların aslı gelince fax, fotokopi vb. gibi evraklar asıllarına iliştirilerek işleme konmalıdır.

DEPO STOK SAHALARI

• Deponun dışında korunacak malzemeler için stok sahası hazırlanmalıdır.
• Stok sahasının çevresine drenaj yapılmalı ve yangın, sel, hırsızlık gibi olumsuz tabiat ve çevre koşullarına karşı korunmalıdır. Gerekiyorsa bu alan telçit ya da benzeri elemanlarla koruma altına alınmalıdır.
• Stok sahaları malzemelerin taşıt veya iş makinası ile çarpılmalarına ya da ezilmelerine neden olmayacak alanlar olmalıdır.
• Açık saha depolarında ana koridorlar forklift ve araçların geçişine müsaade edecek genişlikte olmalıdır.
• Malzemeler doğrudan toprakla temas ettirilmemelidir.
• Açık saha depolarında su tesirinden ve güneş ışınlarından korunmak için malzeme üzerleri branda veya naylonla örtülmeli, rüzgarda uçmaması için bu örtüler bağlanmalıdır.
• Açık ambarda depolanan malzemelerin uygun yerlerine küçük saç levhalar bağlanarak mevcut malın kodu ve ismi bu levhaların üzerine işlenmelidir.

İŞİ BİTEN MALZEMELER

1. Hurdaya ayırma prosedürü uygulanmalıdır.
2. İade, hurda, tamirlik ve konsinye yerleri belirlenmeli ve bu yerler amaçlarına uygun olarak kullanılmalıdır.
3. İşi biten atıl ve fazla stoklar rapor edilmelidir.
4. Malzemelerin kullanım süreleri kontrol edilmeli ve kullanım süreleri geçen malzemelerin ambarda yer işgal etmelerine izin verilmemelidir.
5. Hasarlı ve bozuk malzemeler için tutanak hazırlanmalıdır.
6. 3 aylık boşa çıkan ekipman listesi mevcut olmalıdır.
7. Uzun zaman hareket görmeyen malzemelerle arızalı, hurdaya ayrılmış malzemeler, ambardaki malzeme sirkülasyonunu engellemeyecek şekilde, ambarın ayrı bir kısmında saklanmalıdır.

MALZEMENİN ZİMMETLENMESİ

Çalışan personele ve işçiye malzeme zimmeti yapılmalıdır.

İşten ayrılan personelden veya işçiden zimmetli mallar geri alınmalı, eksik malzemeler varsa bunlar için tutanak hazırlanıp, malzemenin tutarı personelin veya işçinin maaşından kesilmelidir.

Palet, kafes vb. depolama malzemeleri tesellüm esnasında teslim alan personele zimmetle teslim edilmelidir. İş bitiminde sağlam ve noksansız geri alınması sağlanmalıdır.

ŞANTİYE İÇİ SEVKİYAT

Ambar ve stok sahası dışında malzeme indirilme noktaları belirlenirken bu yerlerin malzemenin en iyi şekilde korunabileceği, diğer imalatları engellemeyeceği ve olabildiğince imalat yerine yakın yerler olmasına dikkat edilmelidir.

Eşanjör, kazan, brülör, hidrafor gibi ağır ve hassas malzemeler nakliye araçlarından indirilirken veya bindirilirken hasara uğramamaları için önlemler alınmalıdır.

Şantiye içi malzeme sevkiyatında malzeme zayiatının olmamasına özen gösterilmelidir.

Tuğla, kiremit, gazbeton, eternit gibi malzemeler mümkün olduğunca kullanılacakları yerlere yakın olarak stoklanmalıdır.

DEPO DEMİRBAŞ MALZEMELER

Şantiyedeki demirbaş malzemenin ayrı bir listesi tutulmalıdır. Bu liste belli zamanlarda güncelleştirilmeli ve listedeki malzeme ile şantiyedeki mevcut arasında farklılıklar varsa bunların nedenleri araştırılmalıdır.

Demirbaş malzeme çıkışlarında zimmet fişi tanzim edilmelidir.

Demirbaş malzemenin Firma personeli dışında teslimatı şantiye müdürünün onayı ile yapılmalıdır.

Demirbaş malzeme talep edildiğinde, talep eden yetkilinin malzemeyi sipariş eden personel olup olmadığı ambar sorumlusu tarafından kontrol edilmelidir. Eğer talep edenle sipariş eden personel aynı kişi değil ise, sipariş sahibinin yazılı onayı alınmalıdır.

Demirbaş malzemeye ait bakım bilgileri, avadanlıkları ve bütünleyici bakım malzemeleri demirbaş malzeme ile birlikte verilmelidir. Malzeme, özel bakım ve çalıştırma talimatları gerektiriyorsa, ilgili teknik birimlerden yardım alınarak tatbiki eğitim yapılmalıdır.

DEPO STOK KONTROL

Uygun bir stok kontrolü yapılabilmesi için malların özelliklerine göre sınıflandırılması, bu sınıflandırmaya uygun kodlandırılması ve her malzemenin bu kodları belirten yer bulma kartları ile işaretlenmesi yapılmalıdır.

Malzeme hareketlerinde her işlem kabul edilmiş belgelerle belgelenmeli ve her belge yetkililerce onaylanmalıdır.

Hazırlık safhasında temini yapılacak bütün malzemeler için malzeme özellikleri, temin süreleri, bu malzemelere ait stok seviyeleri ve sipariş tarihleri belirlenmelidir.

Ambar sarf malzemelerinin siparişi ve alımı için prosedür oluşturulmalı, asgari-azami stok seviyesi tespit edilmeli ve bunlara uyulması sağlanmalıdır.

Başlangıçta sisteme tarif edilen asgari stok seviyeleri iş bitimine yakın kaldırılmalı veya revize edilmelidir.

İşin planlama safhasında lojistik faaliyetler ve buna ait işlemler planlanmalı, bu işlemlerin nasıl yapılacağı iş yapım metodu’nda belirtilmelidir. Özellikle malzeme planlamasında hangi malzemeler seviyesinde takip yapılacağı planlama safhasında belirlenmelidir.

Stoklardan çıkan her malzeme için Çıkış Fişi tek suret halinde düzenlenmeli ve çıkış işlemi ile ilgisi bulunanan belgeler ekinde olmak üzere muhasebe departmanına gönderilmelidir.

RAPORLAR

Aşağıda dökümü yapılan raporlamalara istenildiği zaman ulaşılabilmeli, raporların yönetimde araç olarak kullanılabilmesi için içerdiği bilgilerin güncel ve doğru bilgiler olması temin edilmelidir.

• Siparişten kaynaklanan fiyat farklarına göre, Malzeme Hareketleri Giriş Raporu
• Siparişten kaynaklanan fiyat farklarına göre, Malzeme Hareketleri Çıkış Raporu
• Malzeme Girişleri Raporu
• Malzeme Çıkışları Raporu
• Stok Envanter Raporu
• Satıcı Firma Kataloğu
• Malzeme kod Kataloğu
• Gelmeyen Siparişler Raporu
• Satınalma Planı Raporu
• Faturasız Tesellümler Raporu
• Teorik Düşümü Yapılmayan Malzemeler Raporu
• Cari Hesap Kodları Raporu
• Envanter Fatura Raporu
• Faturalı Çıkışlar Raporu
• Günlük Malzeme Hareketlerinin Muhasebe Aktarım Raporu

DİKKATE ALINACAK DİĞER HUSUSLAR

1. Malzemeli uzman ekibin şantiyeden çıkışı kontrol edilmelidir.
2. Eldiven, çizme gibi sarf malzemelerinin ambardan yenisi verilmeden önce eski kullanılamayacak durumdaki malzemelerin ambara iadesi sağlanmalıdır.
3. Siparişlerde zayiat oranları hesap edilmelidir.
4. Sene sonunda sayım komisyonu oluşturularak ambar sayımları yapılmalı, eksikler için kayıp tutanağı hazırlanmalıdır.

Depolama hizmetlerinde kullanılmak üzere yeterli sayı ve kapasitede forklift, taşıma arabaları, tartı aletleri, paletler, malzeme kutuları, naylon poşetler, pas kontrolü için koruyucu malzeme ve karışımlar mevcut olmalıdır.

Onaylanmış metrajlardan fazla mal verilmesi durumunda metraj ve zayiat kontrolu için ambar sorumlusu planlama departmanını uyarmalıdır.

Kıymetli malzeme listesi hazırlanmalıdır.

Ambarda yapılması gereken işlerle ilgili, prosedürler ve yayınlar dosyalanıp saklanmalıdır.

BETONARME DEMİRİ İHZARAT VE HAZIRLAMA SAHASI

Bu sahada yağmur suyuna karşı drenaj yapılmalı, sahanın yüzeyi hafif balıksırtı veya bir tarafa eğimli hazırlanmalıdır.

Her çapın stok edildiği yer ayrı olmalıdır.

Demir hazırlama-bükme işinin verimli yapılabilmesi için stok sahası ile birlikte demir hazırlama sahası da vincin etki alanı içinde olmalıdır.

Stok yerindeki stoklama, proje ve/veya ünite numarasına göre yapılmalıdır. Demir gruplarının üzerine nereye ait olduklarının gösterir plakalar iliştirilmelidir.

Stok yerinin yol kenarında olmasına dikkat edilmeli, bu şekilde yükleme işlemi kolaylaştırılmalıdır.

Demir kesme ve bükme makinalarının bulunduğu yer bir sundurma altında olmalı, yağmurlu havalar demir hazırlama işlemini aksatmamalıdır.

Çok ileriki bir zamanda kullanılacak demirler önceden hazırlanmamalıdır. Böylece hem stok miktarının gereksiz artışı önlenir hem de proje değişikliklerinin neden olabileceği zarar en aza indirilir.

Demir ihzarat programı iş programına uygun olmalıdır.

Demirler ahşap takozlar üzerine istif edilmeli, toprakla temasları olmamalı ayrıca kendi ağırlıkları ile deforme olmamalıdır.

Hazırlayan:
Cem KAFADAR
İnşaat Mühendisi (ITU-1987)

Kaynak:http://cemkafadar.blogspot.com.tr/2009/01/ambar-ve-stok-ilemlerinde-dikkat.html