Depolamanın İşletme İçindeki Yeri ve Bölümlerle Olan İlişkileri

DEPOLAMA: Kavramı kontrol altında tutmak isteyen bölümler şunlardır: Üretim, Satış ve satın alma. Geleneksel Anlayış ve Gelişmeler-Üretim: Üretimin durması bu bölümünün kâbusu ve işletme için arzu edilen bir sonuç değildir. İşleyişin düzgün devam etmesi maliyetlerinin aşağı çekilmesinde etkili bir koşuldur.

Firmanın üretimden sonraki aşamasında hammadde, mamül, yarı mamül depolama gelir. Bu birim yöneticilerinin finansal maliyet ve alım maliyetleri konusunda genellikle daha az bilgili olmaları depo kontrolünün onlara verilmesini engelleyen önemli bir unsurdur. Teknik kökenli olan bu insanlar eğitimleri gereği bu tür idari konuları deneyerek öğrenmek yanlısıdır. Böyle olunca bu deneyimler işletmelere oldukça pahalıya mal olmaktadır.

Satış: Satış birimi çalışanları, müşterilerinin tüm sorularını talep kabul etmek eğilimindedir. Bu nedenle gereğinden fazla bir mamul madde stoku olmasını talep ederler. Esas itibariyle pazarlama elemanlarının bu şekilde talepte bulunmaları da istenir ve hatta hayalci olmaları teşvik edilir. Bu yaratıcılıkla azami satış motivasyonuna sahip olurlar ve daha başarılı bir performans sergilerler. Olağan şartlar göz önüne alındığında depo kontrolü pazarlama çalışanlarına teslim edilmemelidir. Zira bu durumda, mamulleri aşırı şekilde dolduracaklardır. Bu ise stoklama maliyetlerinde en dayanılmaz sonucu yaratacaktır.

Satın alma: Satın alma birimi, işlerini rahatlatmak ve gecikmelerden dolayı işletme faaliyetlerinin durmasını engellemek için ham ve yarı mamul giriş depolarını gereğinden fazla hatta kontrolsüz doldurmak eğilimindedirler. Bu ise doğal olarak satın alma fonksiyonunun denetimsiz kalmasına yol açmak demektir.

Maliyet Unsurları

Maliyet unsurunun en önemli üç ayağından biri satın alma, diğeri üretim ve en sonuncusu ise depodur. Satın alma basitçe ortalama olarak firma harcama bütçesinin % 50 ile 80 arasındaki bölümünü fiilen harcayan bir merkezdir. İstifleme ise satın alma bölümünün harcayacağı bu kaynakların fiziki bir muhasebe kaydı gibidir. İstif Alanı, yapısı itibariyle lojistik grubunun altında yer almalıdır.

Lojistik grubu satın alma departmanının alması gereken malları, bu malların alım partilerini ve terminlerini belirleyecektir. Bu malların işletmeye geliş miktar ve zamanlarının programına uygun olup olmadığını kendi kontrolündeki depoya bakarak görecektir.

Elbette ki bu hususlar biz ancak ülkemizde çağdaş iş yaşamı seviyesini yakalamak istersek söz konusu hâle gelecektir. Harcama bütçesinin ortalama % 75- 80’ini satın alma departmanı kullanıyorsa bu durumda satın almanın kendini sağlama almak için yapacağı her fazla alımın deponun ve stok maliyetlerinin aşırı şişmesine neden olacağı açıktır. Oysa istifleme, satın alma fonksiyonunun kontrol edildiği bir yerdir. Aynı durum üretim ve satış departmanları için de geçerlidir.

Diğer bir açıdan baktığımızda üst yönetimlerin muhasebe ve finansmanla bire bir ilgilenmelerine rağmen bu alanı sürgün yeri gibi görmeleri ve doğrudan ilgilenmemeleri dikkat çeker. Depo, diğer bölümlerin verimliliklerinin kontrol edildiği ve maliyet unsurlarının denetim altına alındığı tek yerdir. Üst yönetim ne kadar çok istese de doğrudan stok alanları ile ilgilenmeyeceğine göre araya bir kademe koymak yararlıdır. Bu kademe ise lojistik planlama departmandır.

Lojistik planlama departmanı

Planlamacılık gereği bu departman, işletmenin tüm emirlerinin verildiği ve aynı zamanda tüm raporların toplandığı bir nokta olmak zorundadır. İşletmenin patronu işletmesini böyle bir kademe ile yönetmenin rahatlığını yaşayacaktır.

Bu departman bilgili ve sektörel analizleri gayet iyi yapabilen insanlardan oluşmalıdır. Patronun verdiği emirleri işletmenin her departmanına uygun hesaplamalarla aktarmak durumunda olan bu departman bunlara paralel olarak sektördeki müşterileri ve piyasadaki hareketleri yakından izlemek durumundadır.

Bu departman çalışanları emirlerdeki hedefleri, raporlarla gelen verilerle karşılaştırıp sapmaları üst yönetime rapor ederler. Amaç üst yönetimin sektörü izlemesini, ayarlama ve uygulama talimatlarını daha sağlıklı vermesini sağlamaktır. Bu raporlama esnasında “devam konusundaki muhtelif mantıklı devam kararları ve strateji değişiklikleri” lojistik planlama departmanı tarafından sunulur.

Emirler lojistik planlama departmanı üzerinden şirkete ulaştırılır. Bu yöntemin bir diğer faydası ise emirleri alan departmanların üst yönetimle bu emirleri tartışamamalarına rağmen aynı seviyede olmanın getirdiği avantajla lojistik planlama departmanıyla tartışabilmeleri ve olası atlamalar konusunda uyarılarını gereği gibi yapabilmeleridir.

Bu durumda depolar lojistik planlama departmanına bağlı olmak durumundadır. Şöyle ki satın alma, üretim ve satış emirleriyle raporlarının kontrol edilebildiği tek nokta stoklama alanlarıdır. Genel eğilime bakıldığında; eğitim seviyesinin depoda özellikle düşük tutulması ve çalışan kişilerin sürgün olarak bulundukları yerleri doldurmaları nedenleriyle başka bir departmanın (lojistik planlama dışında) altında yer almasının çalışan personeli aşırı bir şekilde ezdiği görülmektedir.

Bu Durumların Depoya Etkileri

Bu durum depoyu fiilen fonksiyonsuz hâle getirmektedir. Lojistik planlama departmanı, deponun ve görevlilerinin diğer bölümlerin baskısı altında ezilmesini önleyerek çok önemli bir fayda sağlamaktadır. Depo fiili durum konusunda gereken tespitleri yaparak ilgili yerlere iletmekte ve uyarı görevini yapmaktadır.

Lojistik planlama departmanı oluşumuyla birlikte şirketin patronunun ve/veya üst yönetiminin birlikte oturduğu taktik plan merkezinin izleme, ayarlama ve uygulama talimatı verme fonksiyonlarını daha iyi icra etme ortamı hazırlanmaktadır. Özellikle vizyon oluşturma ve bu vizyona bağlı olarak amaç ve hedeflerin belirlenmesi taktik plan merkezi için daha kolay hâle gelmektedir. Stratejik seçeneklerin ortaya konması, stratejilerin seçilmesi ve görevlendirmelerin yapılması bir bütünlük içinde gerçekleşebilmektedir.

Depo doğrudan üst yönetime bir bakıma patrona doğrudan bağlıdır. Depo “lojistik planlama departmanı”na bağlı operasyonel bir bölümdür. “Lojistik planlama departmanı” hem iletişim köprüsü hem de eş güdüm merkezidir.

Depolama ihtiyaçlarınızda, raf sistemleri:  Ağır Yük Rafları; Sırt Sırta Raf (Back to Back),  Yüksek İrtifa/ Dar Koridor, Mezanin, İçine Girilebilir (Drive In), Kumaş, Tablalı Raflar. Diğer Raflarımız; Hafif Yük; Ekorack, Askı Rafı, Çelik; Arşiv, Yedek Parça Sistemlerini ATARAF’tan temin edebilirsiniz.

Kaynak