Pazarlama ve Perakende İşlemlerinde Ürün Depo Stok Takip Nasıl Olur?

Pazarlama ve perakende sektöründe depolar, tedarik zinciri içinde yer alan ürünlerin korunması, stoklanması ve en verimli şekilde ilgili yerlere ulaştırılması amacıyla konuşlandırılmış alanlardır. Depolama işlemleri yapıları itibarıyla, sürekli ürün hareketi ve maksimum yer kaybı gerektirdiği için, günümüzde ayrı bir işletme faaliyeti olarak yer almakta ve de tedarik zinciri içinde önemli bir yer tutmaktadır. Lojistiğin iki temel işlevi olan taşıma ve depolama faaliyetleri, doğru ürünün, doğru miktarda, doğru yer ve zamanda, doğru maliyetle, doğru müşteriler için kullanımını sağlamaktır.

Ürünler depoya alındığı zaman şu işlemler yapılmaktadır; barkodlama, ambalajlama, etiketleme, birleştirme vs. Bu işlemler tamamlandıktan sonra ürünlerin depodan çıkıncaya kadar korunması gerekmektedir. Bu amaçla deponun sıcaklığına, nem oranına, temizliğine dikkat edilmelidir. Depolama işlemlerinde ürün kayıplarının önüne geçmek için yerleşim planı yapılmalıdır. Ürünlerin giriş ve çıkış işlemleri bilgisayar ortamından takip edilmelidir. Belirli dönemlerde ürünlerin sayılması gerekir. Ürünlerin depo raf sistemlerindeki katma değer işlemlerini, depolama koşullarını ele alacağız.

Raflama ve dağıtım işlemleri yalnızca malların saklanması ve korunması amacının dışında bir takım hizmetlerin ( Ambalaj değiştirme, etiketleme, kullanım kılavuzu ekleme, ürün birleştirme, paketleme, promosyon hazırlama, ürün modifikasyonu, ara üretimler gibi…) verildiği, müşteriye hızlı ulaşımın sağlandığı merkezler haline gelmiştir.

Depo raflarında stokların doğru biçimde saklanması ve korunması için işletmede yeterli büyüklük ve nitelikte bulunması gerekir. Deponun planlanması ve inşasında yapısı, dayanıklılığı, içerisindeki taşıma araçlarının rahat hareket edebileceği yükseklik, koridorların bulunması, yangına karşı önlem alınması, taşıma uzaklıklarının kısa tutulması, basit ancak etkili bir kayıt sisteminin kurulması gibi konulara özen gösterilmelidir.

Kullanılış Amaçlarına Göre Depolar

Depolar kullanılış amaçlarına göre, ana ve günlük depolar olmak üzere ikiye ayrılabilir.

Ana depolar büyük işletmelerde stokların uzun süre saklandığı, malzemelerin çıkarılıp günlük depolara aktarıldığı alanlardır. Saklanacak malzemelerin fiziksel ve kimyasal özelliklerine göre de depolar gruplandırılabilir. Bunların en önemlilerini: kuru depolar, taze sebze ve meye depoları, soğuk hava depoları, içecek depoları, sarf malzemesi, yakıt ve su depoları oluşturulur. Depolar kadar depo içerisindeki yerleşim ve raflama da özen gösterilmesi gereken bir başka konuyu oluşturur. İdeal bir raflama sisteminde rafların dört bir tarafını koridor çevreleyerek, rafların önünden ve arkasından yükleme, yerleştirme ve alım yapılabilmekte, olası bozulma ve kayıplar minimize edilmiş olmaktadır.

Kaynak: http://hbogm.meb.gov.tr/modulerprogramlar/kursprogramlari/pazarlama/moduller/urun_depo_takibi.pdf

Yine işletmede depoların sağlık koşullarına, güvenlik durumuna ve girip çıkacak malzemelerin sirkülasyonuna elverişli olmasına dikkat edilmeli, depolama farklı malzemelerin özellikleri göz önüne alınarak yapılmalıdır. Güvenlik açısından yerleşim tek bir girişle bütün depolara ulaşılabilecek biçimde olmalı, depo çıkışında kontrol noktası bulunmalı, depo kapıları ve kilitleri sağlam olmalıdır. İçecek depoları içerisinde bulunan malzemelerin kıymetli olmasından dolayı özel bir koruma sistemi olarak kamera konulabilir.

Depolama Yer Seçimi ve Raf Dizaynı

Depo yeri seçimi, depo içi yerleşimi ve işletimi, depolar arası taşımalar gibi birçok parametre, artan müşteri beklentileri sebebi ile firmalar açısından stratejik önem taşımaktadır. Bu beklentileri karşılayacak depoların edinilmesi ve işletilmesi firmalar açısından önemli bir yatırım ve maliyet unsuru olmuştur. Bununla beraber, müşterinin özel ihtiyaçları ve yapmış olduğu yatırımların değerlendirilmesi amacıyla, müşterinin mevcut depo alanları, yeni lojistik teknolojileri ve bilgi sistemleri ile desteklenerek, lojistik hizmet sağlayıcılar tarafından verimli kullanılabilmektedir.

Firmalar, iş hacimleri, pazardaki talebin durumu, ürün ve hizmetlerin ilgili yerlere ulaştırılması esnasında ihtiyaç duyduğu koşulları göz önüne alarak, depolama işlemleriyle ilgili yatırımlarının ne şekilde olacağına karar verir. Bu sebeple, depolama ihtiyacının giderilmesine yönelik yapılacak yatırımlarda önemli olan ayrım, depo alanın mevcut olup olmadığı konusuna dayanır.

Eğer depolama yapılacak olan alan fiziksel olarak hazır değilse, fizibilite çalışmaları sırasında firmanın ürün özellikleri, ihtiyaç duyulacak depo içi operasyon şekli ve hızı, kullanılabilecek maksimum yükseklik, elleçleme (eşyanın asli niteliklerini değiştirmeden istiflenmesi, yerinin değiştirilmesi, büyük kaplardan küçük kaplara aktarılması, kapların yenilenmesi veya tamiri, havalandırılması, kalburlanması, karıştırılması ve benzeri işlemler) makinelerinin genel özellikleri gibi detaylar göz önüne alınarak, raf yerleşimi yapılarak depo içinde yer alacak bina kolonlarının, depo içi hareketleri engellemeyecek ve yer kayıplarını en aza indirecek şekilde yerleşiminin yapılmasına olanak sağlanır.

Eğer söz konusu depo, fiziki olarak hazırsa ve raf ihtiyacı doğarsa, yine ürün özellikleri, depo operasyon şekli ve hızı, ihtiyaç duyulacak elleçleme makinelerinin özellikleri, hali hazırda elleçleme makinesi varsa bunların ihtiyacı giderip, gideremeyeceği gibi konular göz önüne alınarak, mevcut deponun mimari özellikleri ve ölçüleri dikkate alınarak bir yerleşim yapılır. Bu aşamada, her ne kadar maksimum yer kullanımı ve faydası sağlanmaya çalışılsa da, mevcut deponun fiziki özellik ve yerleşimi kimi yer kayıplarına yol açabilir.

Deponun Düzenli Olmasının Avantajları

Deponun düzenli olmasının avantajları vardır. Bunları şöyle sıralayabiliriz:

• Stok sayımının doğru ve hızlı yapılabilmesi
• Hatasız mal kabul ve sevkiyat yapılması
• Sipariş kontrollü sevkiyat yapılabilmesi
• Seri no, lot, parti ve FIFO takibi yapılabilmesi
• Adres takibi ile malın depo içindeki yerinin tespit edilebilmesi
• Radyo frekanslı el terminalleri sayesinde bilgisayar ve evrak kullanmadan işlemlerin yapılabilmesi
• Barkod ve el terminali ile depo hareketlerinin hızlı yapılabilmesi
• Kazanılan hız sayesinde maliyetlerin düşürülmesi
• Bu özelliklerin müşterinin isteğine uygun olarak düzenlenebilmesi
• Anlık ve doğru olarak stokların bilinmesi, stok maliyetlerinin düzenlenmesinde kolaylık sağlaması
• Anlık işlem ile iş verimliliğinin artırılabilmesi

Depolama Hizmetleri Lojistik sektöründe depo hizmetinin alınması veya sunulmasında dikkat edilecek belli başlı noktalar şunlardır.

Doğru Yer Seçimi

Depoların ulaşım açısından kolay erişebilir yerlerde olmasına dikkat edilmelidir. Özellikle TIR veya kamyon gibi yüksek tonajlı araçların giriş-çıkış yapacağı düşünülürse önemi daha kolay anlaşılır. Deponun bulunduğu yerdeki yol-altyapı ve Telekom alt yapısının düzgün olmasına dikkat edilmelidir. Depoların, ürünün satışa sunulacağı yere yakın bulunması iş akımı açısından en rasyonel yerdir. Bunun faydaları ise şöyledir: Malların kısa mesafede depolara taşınması, kazaya uğrayarak devrilme ve dökülme olasılığını minimuma indirir. İstihdam edilmesi gereken personel sayısı azaldığından personel tasarrufu sağlanır.

Doğru Raf Sistemleri ve İstif Makinelerinin Seçimi

Depolanacak mamüllere uygun raf sisteminin olması, bunlara yük konulması sırasında uygun istif makinelerinin seçilmesi önemlidir. Özellikle depo içindeki hareket kabiliyetinin rahat olması, hızlı ve sorunsuz yükleme-boşaltma işlemlerinin yapılabilmesine dikkat edilmelidir.

Depolarda kullanılan raflar, özellikle gıdalar için kullanılacak raflar, krom-nikel paslanmaz çelikten yapılmalıdır. Metalden yapılan ayarlanabilir raflar da tercih edilmektedir. Hava akımının sağlanabilmesi için rafların delikli olması sağlanmalıdır. Depolarda rafların yerleştirilmesinde en iyi düzenleme biçimi; rafların duvarlardan uzakta olmasıdır. Bu durum malların rahatlıkla alınabilme ve yüklenebilme kolaylığını getirir. Stok devir işlemi kolaylaştırır.

Doğru Operasyon Şeklinin Seçimi

Ürün toplama, mal kabul, mal yerleştirme, besleme, yükleme-boşaltma gibi operasyonlarda hız, maliyet, araç gibi unsurların göz önünde bulundurularak doğru operasyon yöntemlerinin belirlenmesi ve iş akışlarının çıkartılması gerekir.

Doğru Sayıda ve Nitelikte Eleman Seçilmesi

Depo içindeki operasyon sırasında yeterli sayı ve nitelikte elemanın bulunması önde gelen şartlardan biridir. Yetersiz eleman sayısı, operasyonların aksamasına, niteliksiz elemanların çalıştırılması operasyonların kalitesizliğine yol açacaktır.

Doğru Bilgi Teknolojilerinin Seçilmesi

Depo içindeki operasyonların doğru, zamanında ve hızlı bir biçimde yapılması için barkod sisteminin depo içindeki mal kabulünden çıkışına kadarki tüm aşamalarında, RF (Radyo Frekanslı) barkod okuyucularıyla okutularak sistemde takip edilmesi sağlanmalıdır.

Stok (Envanter) Bulundurmanın Nedenleri

Envanter, gelecekteki gereksinimleri karşılamak üzere, depo edilen mal demektir. Stok bulundurma kararları, imalatçı, toptancı ve perakendeciler düzeyinde çok önemlidir. Çünkü Firmanın yatırımlarının büyük bir bölümünü stoklar temsil eder. Dolayısıyla stok kararlarında yapılacak önemli bir yanlışlık, müşteri servisini, satışları ve maliyetleri etkileyeceği için kârlılığı da önemli ölçüde etkileyecektir. Stok bulundurmanın nedeni, üretim ve tüketim (Kullanım, satış) faaliyetlerinin aynı anda olmamasıdır. İşletmede ya da depoda stok; yani envanter bulundurmanın nedenleri işletmelere göre değişir.

• Genel olarak stok bulundurmanın başlıca nedenleri şöyle sıralanabilir.
• Satın alma, taşıma ve üretimde tasarrufları sağlama
• Arz ve talepteki mevsimlik değişmelere karşı korunma
• Talep ve sipariş süresindeki belirsizliklerden, fiyat artışlarından kıtlıklardan korunma ve müşteri servis düzeyini geliştirme
• Maliyetleri azaltma ve dağıtım kanalı üyeleri arasındaki ilişkilerde tampon görevi görme

Stok Çeşitleri

Stokları, işletmede bulunma nedenlerine göre şöyle gruplandırabiliriz:

Dönem stoku : normal koşullarda talebi karşılamak için gerekli olan tazeleme stoku. Transitteki stok: Yolda hareket halindeki stok.
Tampon stok: Emniyet stoku da denir. Talep veya sipariş süresindeki belirsizlikten dolayı normal dönem stokunun üzerinde fazla olarak tutulan stok.
Spekülatif stok: Normal talebi karşılama amacı dışında elde tutulan stok.
Mevsimlik stok: Mevsim başında istikrarlı bir akış sürdürebilmek için yapılan stoklama.
Ölü stok: Önceden belirlenen bir süre içinde talebi olmamış stok.

Depoda Operasyon ve Ürün Hareketleri

Her depo normal olarak kendi içinde yerleşim noktalarına bölünür. Fiziksel depolarda ürünlerin durumuna göre raflar bulunur. Bu noktalar numaralanır ve / veya isimlendirilir. Satın alınan veya üretilen malları adreslenmiş bir deponun içine yerleştirmek daha sonraki işlemleri kolaylaştıracaktır. Mallar depoya, ürünlerin üzerine etiket yapıştırılarak veya ürünlerin konulduğu raflar etiketlenerek yerleştirilebilir.

Ürünler depoya:

• Yerleşim noktalarına göre,
• Ürün isimlerine göre,
• Ürün kodlarına göre,
• Giriş tarihlerine göre,

olmak üzere değişik ölçütler dikkate alınarak depoya yerleştirilir.

Ürün Girişi, Teslim Alma ve Sınıflandırma

İşletmeye gelen ürünler ile birlikte ürünlere ait irsaliye, fatura ya da irsaliyeli fatura da gelmiştir. Firmalardan satın alınan malzemeler önceden belirlenmiş satın alma giriş kodlarıyla depolara girildikten sonra, fatura ve irsaliye bilgileri ile eşleştirilir. Bu eşleştirme işleminde ürünler ya tek tek sayılır ya da el terminali ile varsa barkotları okutulur. İstenen ürünler tam ise teslim alınır. Depoya gelen ürünler, isteğe göre kalite kontrol prosedürlerine tabi tutulabilir. Kalite kontrol prosedürlerinin reddettiği malzemeler firmaya iade edilebilir.

Ürünleri teslim alma sırasında:

• Satın alınan ürünlerin etiket bilgisi olmasına dikkat edilmeli, kullanım tarihleri geçmiş ürünler veya etiket bilgisi olmayan ürünler satın alınmamalıdır.
• Naylon ve plastik ambalajlı ürünlerin, ambalajlarının sağlığa uygun etiketi taşımasına dikkat edilmelidir, vakumlanmış ürünlerin vakumlarına dikkat edilerek delik yırtık ambalajlı ürünler satın alınmamalıdır.
• Tüm gıda ürünleri Türk Gıda Kodeksine uygun üretildiğine dair üretim iznine sahip olduğu belgesi olmalıdır.
• Küflü teneke ambalajlı ürünler alınmamalı, bunların yerine, gıda ürünleri konulabilir plastik ambalajlı ürünler tercih edilmelidir.
• Et ve süt ürünlerinde gıda bilgileri eksik, tarım ve köyişleri bakanlığından üretim izni olmayan ürünlerin kullanılmaması gerekmektedir.
• Satın alma depoları krom çelik alaşımlı raflardan oluşmalı ve yiyecek ürünleri, içecekler ve temizlik ürünleri ayrı depolarda depolanmalıdır.
• Kuru bakliyat vb. yiyecekler depo içinde plastik palet üstlerine konulmalı ve ilk gelen malzeme ile son gelen malzeme ayrılmalı, gıdalar tarihlerine göre ve öncelik sıralarına göre kullanıma sunulmalıdır.

Ürün Seri Numarasının Oluşturulması

İşletmeye gelen ürünlerin seri numaraları iki şekilde oluşturulabilir.

• Üretici firmanın ürün üzerine işlediği seri numaraları kullanılır.
• Seri numaralarını işletme kendi verir.

Malların alındığı, ya da üretimi yapan firmalar ürünlere seri numarası, barkod vermiş olabilir. Firmalar isterlerse bu numarayı kullanabilir. Teslim alınan ürünlere barkotları yapıştırılır. İsteniyorsa seri numaraları girilerek giriş işlemi tamamlanır. İlgili ürün kartlarında tanımlanan seri başlığı ve başlangıç numarası temel alınarak seri numaraları otomatik olarak üretilebilir. Ardışık seri numaralarında en küçük numara bilgisayar sistemine girilerek geri kalan numaraların çok hızlı olarak otomatik oluşturulması sağlanabilir. Gerekli olması durumda ürün seri numaraları depo içinden veya araçtan çok hızlı bir şekilde kablosuz okuyuculara okutturularak bilgisayar sistemine girilebilir. Giriş işlemi tamamlanan ürünler, belli özellikteki lokasyon ve raflara yerleştirilir.

Ürün Çıkışı ve Kartlar

Muhasebe departmanında oluşturulan satış faturaları veya sevk irsaliyeleri ürün hareketi gerektiren evrak türleridir. Depo ile ilişkilendirme evrak girişi esnasında yapılır. Çıkışı yapılmak üzere seçilen evrak içinde tanımlanan ürünler miktarları ile beraber evrak üzerinde belirtilir. Gerekli miktarlar, bulunan noktalardan alınarak ve isteniyorsa seri numaraları okutularak çıkış işlemi tamamlanır. Ürünlerin depolama alanından çıkış işlemi satış şeklinde olabileceği gibi depolama alanından satış reyonuna çıkış şeklinde de olmaktadır. Çıkış işlemi reyona ise gerektiğinde ürünlere etiketlerinin ve alarmlarının takılması gerekir.

Garanti Kartlarının Oluşturulması

Üretici ve ithalatçı firmalar için zorunlu olan garanti belgesi uygulaması, birçok ürün için de geçerlidir. Bilgisayarda, ürün kartlarında tanımlanan garanti şartları ile, hareket miktarı doğrultusunda otomatik olarak oluşturularak sevkiyat evraklarına eklenebilir. Depo çıkış işlemi esansında, çıkan ürünün seri numarası ile ürün kartında tanımlanan garanti belgesi ayrıntılarının yazıcı çıktısı oluşturulup ürüne eklenir. Gerekli olması durumunda, paketlere yapıştırılmak üzere sayısal olarak kodlanmış alıcı ve ürün bilgileri çıktısı yazıcıdan alınabilir.

Barkod Nedir, Tipleri ve Neler Yapılabilir?

Barkod; değişik kalınlıktaki dik çizgi ve boşluklardan oluşan ve verinin otomatik olarak ve hatasız bir biçimde başka bir ortama aktarılması için kullanılan bir yöntemdir. Barkod, değişik kalınlıktaki çizgilerden ve bu çizgiler arasındaki boşluklardan oluşur.

Barkod ile Neler Yapılabilir

Barkod, verinin hızlı ve doğru girilmesini sağlayan bir yöntem olduğundan barkod işlemlerinin yoğun olduğu ve bilgiye hızlı ve doğru bir şekilde ulaşılmasının ihtiyaç olduğu yerlerde kullanılabilir. Bu yöntemin kullanıldığı sistemler veri toplama sistemleri olarak adlandırılır. Barkod kullanılarak bir ürüne ait tüm hareketler izlenebilir. Bu sistemlerde barkod okuyucular, barkod yazıcılar ve taşınabilir data terminaller gibi bir çok iletişim aracı kullanılmaktadır. Barkodlu bir sistem kullanarak depo takibi ve depo sayımları çok kolay ve rahat bir şekilde yapılabilir. Bir stoğa birden fazla barkod tanımlanabilir. Böylece aynı mala ait eski ve yeni barkod kodları ile rahatça işlem yapabilme olanağı doğar. Stoklar ve alt stoklar bazında ayrı olarak verilen barkodlar ile alt stokların takibi kolaylaşır. Oluşturulan stok ve alt stoklar için otomatik olarak verilen barkod numaraları ve dizayn edilen barkod etiketleri ile her türlü stok hareketinde kullanılabilir.

Mal hareketlerinde barkod okuyucu ile işlem yapabilmenin yanı sıra toplu mal hareketlerinde veya depo sayımlarında PTC el terminali aleti kullanılabilmekte ve istenen evrağa aktarım yapılabilmektedir.

Borkod Etiketi Tipleri

• Stok Etiketleri: Depoda ya da iş yerinde bulunan ürünlerdeki etiketlerdir.
• Alt Stok Etiketleri: Herhangi bir ürünün özelliğine göre verilen kodlardır. Örneğin, ceket ana stok, ceketin beden numaralarına göre ayrılması alt stoktur.
• Lot Etiketleri: Üretilen ürünlerin parti numarasının verildiği etiketlerdir.
• Depo Raf Etiketleri: Ürünlerin yerleştirildiği rafların numarasının verildiği etiketlerdir.
• Genel Amaçlı Etiketler: İş yerinde kullanılmak amacı ile alınan ürünlere verilen etiketlerdir.

Barkod Basma Yöntemleri

Barkod etiketlerini firmanızda basmanın da birden fazla yolu ve bu yolların da avantajı veya dezavantajı vardır.

Lazer Yazıcıda Lazer yazıcılardan da barkod basılabilir.